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【メール術】読まれる件名、本文

この本を読んでメールの書き方ががらっと変わりました。
読まれるメールの特徴を記事にします。

メールを使って仕事を前に進めたい方は必見です。

目次

開封を促す「件名」をつける!

まずは件名です。メールは開封第一関門。開封されなければ返事がもらえません。

私が過去にやっていた開封をためらうNGワードを紹介します。

開封をためらうNGワード

NGワードは「~ について」「~ の件」です。

私はついつい使っていましたが、意図を伝えるには不十分なようです。
著者曰く、何の件かは伝えているのですが、結局どうしてほしいの?と疑問が残ります。
(リマインドのメールと捉えられ開封されない可能性もあるそうです)

行動を引き出すワード

先ほどNGのフレーズでも紹介したように、どうしてほしいかまで伝える必要があります。

「確認」「報告」「連絡」「相談」「お詫び」「お礼」というどうしてほしいのか?が分かる
ワードを盛り込むと主題の理解が早くなり行動につながるそうです。

件名の例

例えばこのような例が良いそうです。

  • チーム会議の日程変更(11/1⇒11/10)のご連絡
  • ◇◇契約書確認のお願い
  • 〇〇セミナー参加のお礼
  • △△社へ提示金額のご相談
  • □□12/1導入ご連絡

具体的には、いつ何が(誰が)どうなったのか(どうしてほしいのか)を盛り込んだ内容が良いとされています。

仕事を前に進める「本文」を書く!

開封してもらいやすい件名が書けたら、次は本文です。
本文は私自身、目から鱗だったのですが、下記の3つの学びがありました。

  • 適度に改行して行間を取る
  • 箇条書きを使う
  • 漢字:ひらがな=3:7

要は見やすさです。ぱっと見て読みやすそう、簡単に処理できそうと思わせるのが重要です。

適度に改行して行間を取る

人は文字の塊を一つの意味のある塊として認識するようです。
そのため、意味が変わるところでは空白行を1行入れると読みやすくなります。
大きく意味が変わるところでは空白行を2行入れるとメリハリがつきます。

また、1文は50文字程度におさめる。それ以上は文を分けたほうが読み手を楽にさせます。
1行も20~30文字程度に文節や句読点で改行します。

要は文字が連なりすぎると読み手は辛くなるということです。

箇条書きを使う

みなさまも「・」など箇条書きを使用されたことがあると思います。
箇条書きは重要な点をコンパクトにできるのでスッキリした印象を与えます。

中でも長文を書くときに私は重宝しています。
(長文は読み飛ばされる可能性があるため)

そんなときに使用するのが記号(●〇■□◆◇★☆など)です。

記号があると目に留まるので読み飛ばしされにくくなります。
中でも「─」で文字を囲むとメリハリがつきます。

─ 重要事項 ─

中でもメルマガは記号や罫線がふんだんに使われていますので参考になります。
長文メールを書く方はメルマガの工夫を取り入れてみるのもよいかもしれません。

──────
■ご連絡事項
──────

漢字:ひらがな=3:7

漢字が多いと難しい、読みにくい印象を与えます。
ひらがなが多いと未熟、分かりにくい印象を与えます。
漢字とひらがなの適切な割合は漢字30%、ひらがな70%だそうです。

割合は厳密に守るものではなく、漢字は意味のあるときに使ってそれ以外はひらがなにすると
ちょうどその割合になります。

例えば、下記のように漢字でなくても十分意味が通るものについてはひらがなで良いかと思います。

  • お疲れ様です。    ⇒ お疲れさまです。
  • 有難う御座います   ⇒ ありがとうございます。
  • 宜しくお願い致します ⇒ よろしくお願いいたします

まとめ

この本に出会って、ずっと苦手だったメールの克服ができました。

著者の平野 友朗さんはメール教育の現場に携わり
既に1万通のメールを削減し1日に書くメールの数は100通を超えると言います。

この本にはそんなメールのプロの丁寧で伝わりやすく、すばやく作成する秘策が書かれていました。

メールの呪縛から解放された1冊をご紹介いたしました。

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